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Les prestataires témoignent

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Economiser sur vos notes de frais tout en gagnant du temps c'est possible
Atlantic Research France met à votre service son expérience de plus de 15 ans. Le logiciel Gest-Frais vous aidera à gérer l'ensemble des paramètres inhérents aux notes de frais de vos collaborateurs.

1/ Pouvez-vous présenter votre activité en quelques mots?

Nous sommes parti du constat que 95 % des PME – PMI géraient les frais des collaborateurs selon une méthode manuelle, obligeant de multiples saisies, et un travail administratif important notamment pour les ventilations analytiques, (comptabilisation, virement, refacturation, etc...),nous avons décidé de proposer un service adapté. De plus aucunes statistiques exploitables directement n'existent ce qui entraine des difficultés en cas de contrôle de l’administration.


Nous avons créé Atlantic Research en 2004 pour développer la commercialisation de Gest-Frais et le packager pour la distribution pour les PME et PMI, le produit original était utilisé depuis 1993 pour des besoins internes. La première commercialisation à eu lieu en 1999.


Le produit Gest-Frais (marque déposée) nécessitait une plus forte implication et la distribution était planifiée pour un réseau de revendeurs à développer. Pour des raisons de distribution, ARF à été créé pour éditer et commercialiser le Gest-Frais (90 % de l’activité).


La gestion des notes de frais concerne toutes tailles d’entreprise, pour ARF nous privilégions les secteurs TPE, PME-PMI, les associations de 1 à 800 collaborateurs en gestion dans tous les secteurs et toutes les régions.


2/ Pouvez-vous nous décrire un contexte d’intervention récente chez l’un de vos clients ?


Sur nos deux derniers clients par exemple, le besoin était relatif à la gestion des frais de 50 collaborateurs non-sédentaires, et le besoin de refacturer les frais à leurs clients.


Dans le cas d'un besoin urgent de récupérer les frais des collaborateurs, Gest-Frais permet d’effectuer une saisie en continue des frais, sans attendre la fin du mois. Les frais sont alors envoyés par internet sur un FTP qui sont traités pour être intégrés dans la base centrale, visés, comptabilisés, refacturés et payés.

3/ Pouvez-vous décrire la mise en œuvre de votre prestation?


Dans l’étape de consultation, TOUS les clients nous disent que leur gestion des notes de frais est classique. Nous leurs proposons alors une WebDémo, pour qu’ils voient réellement comment fonctionne Gest-Frais son apport, ils se rendent compte qu'il n’est pas simplement un logiciel de saisie annexe, mais une véritable application complète.


L’intégration d’une application telle que Gest-Frais, est aussi souvent une refonte partielle de leur approche de la gestion de leurs notes de frais.
La plus grande difficulté concerne le transfert en comptabilité avec l’analytique
Gest-Frais permettant une grande latitude de paramétrage héritée de plus de 15 années


Suivant la taille de l’entreprise la formation consiste aussi en la mise en place du logiciel en adéquation aux vœux du client. (Entre 2 et 4 jours)


Les outils d’importation des fichiers de bases (Collaborateurs, RIB, Affaires, etc.) permettent de travailler à la saisie de frais dès la première ou 2 journées.

Exemple pour une formation de 3 jours:
J1 – installation et paramétrage de base
J2 – après quelques saisies, formation sur l’ensemble des procédures
J3 – (après 15 jours d’utilisation) – traitement en réel de l’échantillon choisi
       révision des procédures  et formation sur les procédures avancées.


4/ Quels bénéfices votre client a obtenu immédiatement et à long terme?


La durée du  retour varie de 2 mois à 6 mois suivant les personnalisations. Le retour sur investissement est très rapide (< 1 an). Gest-Frais propose des statistiques qui ont démontrées, une baisse des dépenses par collaborateurs.
Sur les statistiques communiquées par les clients qui ont ressaisies des frais des collaborateurs sur une période antérieur, une baisse de 6 % à 37 % des dépenses de frais professionnels a été constatée.


Le gain de temps le plus significatif, concerne le travail administratif, qui se résume en des corrections et des contrôles.
Un plus, pour les collaborateurs : ils peuvent suivre en détail la gestion de leurs frais avec différentes éditions, et sont prévenus par e-mail, lorsque le virement est effectué.


5/ A quel moment une entreprise doit s’intéresser à un service comme celui-ci?
Signe avant coureur, problème type.


Les configurations type sont les suivantes :

 - les entreprises en phase de développement

 - les entreprises ayant plus de 20 collaborateurs ayant des frais réguliers (commerciaux, équipe techniques, monteurs)

 - Les entreprises ayant collaborateurs nomades, sur le territoire national ou à l’export avec des frais en devises.

 

Interview de Thierry Gilbert, directeur Atlantic Research France

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